【正文】档案是人类在社会实践活动中形成的认知世界和改造世界的历史记录，是人类宝贵的历史文化财富。高职院校档案是学校在长期办学过程中反映教学管理、教学发展的内容、方式及效果，是教学、科研及管理诸多方面业绩与成果的长期积累。因此，做好高职学校档案管理工作非常重要。
　　一、高职院校档案工作的重要性
　　档案管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，充分认识档案工作的重要性是高职院校做好档案管理的前提和基础。当前，国家大力发展职业教育，尤其大力发展高职教育，档案工作对高职学校健康可持续发展具有重要的促进作用。同时，随着我国高职教育的蓬勃发展和知识信息化时代的到来，对高职院校档案管理工作也提出了更新更高的要求。
　　学校档案是学校在教学、科研、党政管理、共青团活动以及各项活动中形成的具有保存价值的文字、图标、声像资料等不同载体的资料，记载学校发展和进步的历史进程，是真实反映学校历史面貌的形式，是不可再生的信息资源。在学校发展中起着重要作用，是社会了解和认识高校的窗口，也是衡量一所高校教育教学质量和学校管理水平的一个重要标志。借助学校的档案，可以更好地总结过去、把握现在、预见未来。2008年9月国家教育部和档案局颁布了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），并把档案工作纳入学校整体发展规划，充分显示了国家对高校档案管理工作的重视，同时也标志着我国高校档案管理工作已经进入一个新的历史阶段。
　　二、当前高职学校档案管理存在的困难与问题
　　1.领导重视不够。档案管理工作是一项功在当代、利在千秋的工作，是一项长期的积累性工作，具有长期性、积累性和后台性，很难在短期内体现出作用和业绩，也很少在现实工作中时时体现出它的实际作用。因此，往往得不到领导的足够重视。领导的精力大都花在教学、科研、招生、就业等方面，档案工作往往被忽视。
　　2.管理手段和水平相对滞后。档案工作与高职院校整体发展相比相对滞后，已成为高职院校发展的一项薄弱环节。我国多数高职院校成立时间都不很长，档案管理水平参差不齐、管理制度还不健全，手段也大多停留在手工操作的水准，利用微机管理档案的比例还相对较少。即使有的学校实现了计算机数据库管理，也由于数据库和管理服务器容量问题，无法实现档案资源的广泛共享，档案管理工作暂时难以步入信息化、现代化进程。
　　3.档案管理人员专业不对口，缺少相应的培训。档案管理工作是一项专业性很强的工作，从业人员综合素质的高低直接影响着档案管理工作的质量和效率。
　　就整个高职学校来看，一是缺乏专业的档案管理工作队伍，从业人员专业对口的很少，加之缺乏相应的专业知识来指导实际工作，成为制约档案管理工作上档次提水平的瓶颈。二是档案管理人员自身的知识与技能也应该经常扩大与更新，急需相关的专业培训，以提高和适应档案管理工作的水平。三是从业队伍还有一部分是由兼职档案员组成的，人员流动性大，加之缺乏必要的培训，这个工作队伍既不稳定也不专业。    
　　三、高职学校档案管理工作的策略
　　1. 重视和加强对档案管理工作的领导。一个单位领导对
档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的管理水平。高职院校档案是高职院校发展过程的宝贵财富，是高职院校教学和管理的重要依据。因此，学校领导要高度重视和支持档案工作, 加强对档案管理工作的领导。要在围绕教学工作为中心的同时，增强档案管理意识，提高档案工作的地位，并建立科学的管理体系。具体来说，一要提高认识，在思想上加强依法治档、依法管案的意识。将档案管理工作纳入学校整体发展规划上来，建立健全档案管理工作机构，将各系、各处室纳入其中，为其提供必要的条件，确保档案工作的正常开展。二要实行“一把手”工程，成立由校长、分管校长、办公室主任、档案管理人员层层分工负责的管理体系。三要加强基础设施建设。在校舍紧张、人员匮乏的情况下，舍得将人力、物力和财力投入到档案基础工作建设中,使档案管理工作不断向规范化、标准化方向发展。四要充分发挥档案管理人员的主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。
　　2. 提高现代化数字技术在档案管理工作中的应用。我国高职院校正处于发展阶段，由于多方面的原因许多学校的档案工作还停留在手工操作上。实现高职院校档案管理的信息化目标是档案建设的必然途径，也是推进我国高职院校档案管理科学化管理水平提高的重要途径。实现档案资源信息化就是在当前的管理基础上，实现计算机及网络的运用，不论是信息的收集还是保管与利用，都要适当地利用计算机进行工作，将过去由不同载体承载的信息逐步实现数字化管理，在这一基础上实现档案资源的优化目标，达到资源共享。一是将计算机应用于档案管理工作中。利用计算机对档案进行管理具有存储量大、查找方便、检索迅速、可靠性高、寿命长等手工管理无法比拟的优势，可极大地提高档案管理工作的效率和水平，也是档案管理与国际化接轨的大趋势。二是使用光盘技术。使用光盘技术可以实现档案数据的海量存储、快速检索和远距离传输等多种功能。三是统一规范电子档案的扫描、制作、收集和归档办法、程序、时效等内容，使档案工作者有法可依、有章可循。同时，对电子档案要定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免各种原因引起的电子档案的遗散，确保电子档案资料的完整性、准确性。
　　3.提高档案管理人员的素质和觉悟。要提高档案管理科学化水平，最重要是要加强“人”的素质建设，档案管理人员作为档案工作的主体，对档案管理工作水平具有最深层次的影响。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。因此，拥有一支高素质的档案管理员队伍是加强和改进高职院校档案管理工作的关键。
　　一是要加强档案管理人员职业技能的培训和专业素质的培养。为档案工作人员的培训创造良好的条件，鼓励他们学习新知识、新技术，组织参加针对性和实用性强的档案业务培训，特别是要加强电子档案管理新技术以及计算机网络技术的培训，提高现代办公应用能力，不断提升档案管理人员的综合素质，使其精通档案专业知识并能熟练掌握现代科技技能，以适应档案管理工作的现代化需要。二是要要选择那些具有良好的职业道德、思想品德、过硬的专业技术及相关理论知识的人员从事档案管理工作。做到政治上硬、业务上精、能力上强，具有较高的理论和业务素养。三是关心他们的政治、经济待遇问题、关心他们的工作和生活环境，充分发挥他们的聪明才智和做好本职工作积极性和创造性。
　　4.规范档案管理工作。科学规范的档案管理可以不断地提升高职院校的管理水平，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。因此，高职院校要以国家颁布的《高等学校档案管理办法》为指导，在档案管理工作中要不断加强规范化和正规化建设。一是建立档案工作标准化制度；二是与学校二级单位领导签订档案责任书；三是建立档案培训交流制度；四是加大档案法规的宣传；五是将档案纳入考核；六是逐步实行档案管理员业务培训制度和持证上岗制度。
　　总之，重视和加强对档案管理工作的领导、提高现代化数字技术在档案管理工作中的应用、提高档案管理人员的素质、觉悟和规范档案管理工作，是做好新时期高职院校档案管理工作的有效途径。只要我们在实际工作中不断地摸索和加以应用，就能使高职学校档案管理工作不断迈上新台阶。